كيف أدير عملي بالوكلاء

المشكلة التي أردت حلها

يجري عملي في قنوات كثيرة في وقت واحد: البريد، والاجتماعات، ودعوات التقويم، والرسائل، والوثائق. وما يُوعَد به في اجتماع يسهل أن يضيع حين تنتقل سلسلة الرسائل إلى موضوع آخر. فأردت نظامًا لا يضيع فيه بصمت أي شيء وعدت به، ولا أي شيء وُعدت به.

ماذا يقرأ الوكلاء

كل بضع ساعات، يمر الوكلاء على بريدي وتقويمي وملاحظات اجتماعاتي ووثائقي. ويقرؤون أيضًا محادثات الرسائل حين تكون مفتوحة على حاسوبي. وقائمة القنوات مفتوحة عن قصد، فيمكن إضافة قناة جديدة لاحقًا دون إعادة بناء أي شيء.

ويقرؤون ما فعلته أنا أيضًا، لا ما يرسله لي الآخرون فقط. فإن كنت قد رددت على شيء، أو نسيت أن أرد، يجب أن يعرف النظام ذلك.

ماذا يفعلون بما قرؤوه

• يحتفظون بقائمة متجددة بالالتزامات: ما وعدت به ولمن، وما وعدني به الآخرون، وما زال ينتظر.
• يربطون كل بند بمكانه في نظام شركتنا: العميل، أو المشروع، أو الطلب الذي يخصه. وإن لم يكن للبند مكان واضح، يسألونني أين يضعونه.
• يجهّزون المسودات. أرسل بعد كل اجتماع رسالة متابعة، فتُجهَّز مسودة متابعة لكل اجتماع.
• يتابعون كل مسودة حتى نهايتها: أُرسلت كما هي، أو أُرسلت بعد تعديلي، أو حُذفت، أو ما زالت تنتظر. وإن حذفت مسودة، يسألني النظام عنها حتى أتصرف أو أذكر سببًا.

ما لا يفعلونه أبدًا

لا يرسلون شيئًا أبدًا، ولا يحذفون شيئًا، ولا يغيّرون شيئًا موجودًا في بريدي أو في نظام شركتنا. يجهّزون، وأنا أنفّذ. وهذا الحد الواحد هو ما يجعلني أثق في الباقي. وتشرح صفحة متى يجب أن يتوقف وكيل الذكاء الاصطناعي ويسأل شخصًا؟ كيف ترسم هذا الحد.

المدقّق

يمر وكيل منفصل، هو المدقّق، على النظام كله مرة كل يوم. وهو لا يقوم بالعمل. بل يبحث عن الأخطاء: مهمة لم تعمل، أو بند ضاع بين تشغيل والتشغيل الذي بعده، أو تقرير لا يطابق ما في البريد فعلًا. ما هو متأكد منه في ملفات العمل الخاصة بالنظام نفسه، يصلحه، ويكتب ما غيّره. وكل ما يحتاج إلى حكمي، يرفعه إليّ في سؤال بكلام بسيط.

الأخطاء التي وقعت، كما حدثت

في الأيام الأولى، أبلغني النظام أن «لا جديد» بينما كانت مسودات متروكة في بريدي لم يلمسها أحد. وردّ عليّ أيضًا بالإنجليزية، مع أن كل رسالة إليّ يجب أن تكون بالعربية. كل تشغيل بدا صحيحًا من الداخل. ولم تظهر الأخطاء إلا من الخارج، عبر تشغيلات كثيرة. ولهذا وُجد المدقّق. ويروي سؤال من يراقب وكيل الذكاء الاصطناعي؟ هذا الجزء كاملًا.

ما أراقبه أكثر من غيره

أكبر خطر أراه هو الحمل الزائد. فكلما حمل الوكلاء في ذاكرة عملهم أشياء أكثر في وقت واحد، قلّت دقتهم. لذلك تُكتب القرارات خارج المحادثة، ولا يقرأ كل تشغيل إلا ما يحتاجه. وتشرح صفحة ما نافذة السياق، ولماذا ينسى وكيلي؟ لماذا يهم هذا.

كيف أتعامل معه

لا أفتح ملفات النظام بنفسي أبدًا. أتعامل معه بالحديث إليه فقط، وأعطي أغلب تعليماتي بالصوت. وحين أقرر شيئًا، يسجّل النظام القرار، فيبدأ التشغيل التالي منه، لا من الصفر.

ما أقوله لمدير آخر

• ابدأ بعمل واحد تقوم به كل يوم، لا ببرنامج للشركة كلها.
• اكتب ما لا يجوز للوكيل أن يفعله أبدًا قبل أن تكتب ما يجب أن يفعله.
• أضف مدقّقًا مبكرًا. الوكيل الذي يُترك ليقيّم عمله بنفسه سيخبرك أن كل شيء على ما يرام.
• احفظ الاتفاقات خارج المحادثة، في سجل مكتوب يقرؤه الوكلاء من جديد كل مرة.

هشام المهدي، نُشر 27 أكتوبر 2026